Kinh doanh online part-time: Làm sao cân bằng với công việc chính?
"Công việc chính quá mệt, không đủ thời gian để đầu tư cho shop online" - câu than thở quen thuộc mà mình nghe rất nhiều trong lúc làm việc với các chủ shop nhỏ. Bạn có đang trong tình huống tương tự?
Khi bạn vừa làm việc toàn thời gian, vừa muốn kinh doanh online, hai thử thách lớn nhất là thời gian và năng lượng. Mình đã từng ở trong hoàn cảnh tương tự khi vừa quản lý nhà sách, vừa vận hành Elizabeth Garden trong 1 năm rưỡi đầu tiên.
Bài viết này dựa trên kinh nghiệm thực tế cùng các nghiên cứu về tâm lý ra quyết định, giúp bạn:
Nhận diện các bẫy tâm lý khiến bạn quản lý thời gian kém hiệu quả
Phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc chính và kinh doanh online
Tìm cách vận hành shop với nguồn lực hạn chế nhưng vẫn hiệu quả
Xây dựng lộ trình thực tế để duy trì shop online lâu dài
Đây là bài viết thuộc chuyên mục “Business Operations” tập trung vào các hoạt động thiết yếu hàng ngày để vận hành việc kinh doanh online hiệu quả.
Bẫy tâm lý khiến bạn không thể cân bằng thời gian
Trước khi đi vào các chiến lược cụ thể, hãy hiểu rõ những "cạm bẫy" tâm lý ngăn cản bạn quản lý thời gian hiệu quả. Nghiên cứu của các nhà tâm lý học Hammond, Keeney và Raiffa đã chỉ ra các bẫy tâm lý ảnh hưởng đến quyết định của chúng ta, và điều này hoàn toàn áp dụng được trong việc quản lý thời gian.
Bẫy hiện trạng (Status-quo trap)
Khi đã quen với một thói quen làm việc nhất định, chúng ta thường miễn cưỡng thay đổi. Đây là lý do bạn vẫn kiên trì làm theo cách cũ dù biết rõ cách đó không hiệu quả.
Ví dụ thực tế: Một khách hàng của mình, chị Hoa Trang chia sẻ: "Tối về mình vẫn cố gắng trả lời từng tin nhắn của khách ngay lập tức dù đang rất mệt. Mình biết nên gom lại trả lời cùng lúc sẽ hiệu quả hơn, nhưng vẫn không thay đổi được thói quen này."
Bẫy chi phí chìm (Sunk-cost trap)
Chúng ta thường tiếp tục đầu tư thời gian vào những hoạt động không hiệu quả chỉ vì đã bỏ ra nhiều công sức trước đó.
Ví dụ thực tế: "Tôi đã dành 3 tháng học cách tự thiết kế website, giờ dù biết thuê người làm sẽ nhanh hơn, tôi vẫn cứ cố tự làm để không uổng công học" - chia sẻ từ một chị bán mỹ phẩm online.
Bẫy xác nhận (Confirming-evidence trap)
Chúng ta thường chỉ tiếp nhận thông tin ủng hộ quan điểm sẵn có và bỏ qua những thông tin trái chiều. Trong quản lý thời gian, điều này khiến bạn không nhận ra những cách tiếp cận hiệu quả hơn.
Nhận thức được những bẫy tâm lý này, chúng ta có thể chủ động hơn trong việc phân bổ thời gian. Giờ hãy đi vào giải pháp cụ thể.
Lộ trình thực tế cho người đi làm fulltime
Hãy làm rõ một điều: khởi nghiệp part-time sẽ đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể, đặc biệt trong 3-6 tháng đầu tiên. Nhưng thay vì quá tải, hãy áp dụng lộ trình thực tế dưới đây:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và học hỏi (2-3 tháng đầu)
Đây là giai đoạn nền tảng, đòi hỏi công sức nhiều nhất:
Thời gian cần thiết:
5-6 giờ/tuần trong những tuần đầu
Ưu tiên 1-2 buổi tối cố định và một phần cuối tuần
Công việc ưu tiên:
Nghiên cứu thị trường và lựa chọn sản phẩm
Học hỏi kiến thức cơ bản về bán hàng online
Thiết lập các kênh bán hàng đơn giản
Lời khuyên thực tế: Đừng rush! Thời gian này là để học hỏi và thử nghiệm, không phải để có doanh thu ngay. Hãy chấp nhận đây là "học phí" bạn phải trả bằng thời gian.
Giai đoạn 2: Ra mắt và điều chỉnh (tháng 3-6)
Khi đã có kiến thức cơ bản và sản phẩm đầu tiên:
Thời gian cần thiết:
8-10 giờ/tuần, phân bổ hợp lý
30-45 phút mỗi ngày + 3-4 giờ cuối tuần
Công việc ưu tiên:
Bán những sản phẩm đầu tiên
Thu thập phản hồi và điều chỉnh
Xây dựng quy trình vận hành cơ bản
Lời khuyên thực tế: Đặt mục tiêu doanh thu khiêm tốn. Trong giai đoạn này, thành công là bán được 5-10 đơn hàng đầu tiên và tìm ra sản phẩm có tiềm năng, không phải là có lợi nhuận lớn.
Giai đoạn 3: Tối ưu và mở rộng (từ tháng 6)
Khi đã có đơn hàng đều đặn:
Thời gian cần thiết:
5-8 giờ/tuần, tập trung vào tối ưu hóa
Xác định 1-2 khung giờ cố định hàng ngày
Công việc ưu tiên:
Tối ưu quy trình để tiết kiệm thời gian
Tập trung vào 2-3 sản phẩm bán chạy nhất
Xây dựng chiến lược mở rộng bền vững
Lời khuyên thực tế: Đây là lúc bạn cần quyết định: duy trì shop ở quy mô nhỏ bên cạnh công việc chính hay tăng trưởng để nó trở thành nguồn thu nhập chính.
Phân bổ thời gian trong tuần cho người đi làm fulltime
Thay vì cố gắng dành thời gian mỗi ngày, hãy áp dụng cách phân bổ thời gian thực tế hơn:
1. Những khoảng thời gian vàng
Buổi tối cố định trong tuần (2-3 giờ):
Chọn 1-2 buổi tối cố định mỗi tuần (ví dụ: tối thứ Ba và thứ Năm)
Dành thời gian này để lập kế hoạch, chuẩn bị nội dung, và phân tích
Thời gian cuối tuần (3-4 giờ):
Dành một buổi sáng hoặc chiều cuối tuần
Tập trung vào công việc cần sự tập trung cao: chụp ảnh, chuẩn bị hàng, phát triển sản phẩm
Ví dụ thực tế: Khi bắt đầu Elizabeth Garden, tôi dành tối thứ Tư và sáng Chủ nhật làm "thời gian vàng" - tổng cộng khoảng 6-7 giờ mỗi tuần. Với 6-7 giờ này, tôi tập trung vào những việc quan trọng nhất, không phân tán vào các tác vụ nhỏ.
2. Thời gian linh hoạt hàng ngày
1-2 khoảng thời gian 15-20 phút mỗi ngày:
Một lần vào buổi sáng (trước khi đi làm hoặc trong giờ nghỉ trưa)
Một lần vào buổi tối (sau bữa tối)
Dùng để trả lời tin nhắn, kiểm tra đơn hàng, đăng bài đã chuẩn bị sẵn
Ví dụ thực tế: Tôi dành 15 phút mỗi sáng (6:45-7:00) để kiểm tra đơn hàng mới và lên kế hoạch trong ngày. Buổi tối, tôi dành 20 phút (khoảng 9:30-9:50) để trả lời tin nhắn và chuẩn bị công việc cho ngày mai.
3. Thời gian nghỉ ngơi cố định
Quan trọng nhất: Xác định thời gian bạn KHÔNG làm việc cho shop:
Ít nhất 1-2 buổi tối mỗi tuần hoàn toàn không động đến shop
1 ngày cuối tuần dành cho bản thân và gia đình
Không trả lời tin nhắn khách hàng sau 10 giờ tối
Ví dụ thực tế: Khi đã vận hành Elizabeth Garden được 6 tháng, tôi nhận ra rằng tôi cần thời gian nghỉ ngơi thực sự để tránh kiệt sức. Tôi quyết định không làm việc shop vào tối thứ Sáu và cả ngày Chủ nhật. Điều này giúp tôi có năng lượng tốt hơn trong những ngày còn lại.
Tập trung vào điều quan trọng nhất: Nguyên tắc "Deep Not Wide"
Khi thời gian có hạn, bí quyết là tập trung sâu vào một số ít việc quan trọng thay vì cố gắng làm mọi thứ. Hãy áp dụng nguyên tắc "Deep Not Wide":
1. Lựa chọn sản phẩm thông minh
Ở giai đoạn đầu, bạn sẽ cần thử nghiệm 5-10 sản phẩm khác nhau. Nhưng sau thời gian ban đầu, hãy tập trung vào 2-3 sản phẩm có đặc điểm:
Dễ vận hành: Không cần nhiều thời gian để quản lý, đóng gói
Chu kỳ mua lặp lại cao: Khách hàng sẽ quay lại mua thêm
Ít cạnh tranh về giá: Tránh cạnh tranh trực tiếp với các shop lớn
Biên lợi nhuận tốt: Tối thiểu 30-40% để bù đắp thời gian bạn bỏ ra
Ví dụ thực tế: Trong 5 dòng sản phẩm ban đầu của Elizabeth Garden, tôi nhận ra rằng trà thảo mộc và bánh nhập khẩu đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên. Sau 3 tháng thử nghiệm, tôi tập trung 80% nguồn lực vào 2 dòng sản phẩm này và đạt tỷ lệ khách quay lại ấn tượng.
2. Xây dựng quy trình tối giản
Thiết kế quy trình vận hành tiết kiệm thời gian nhất có thể:
Chuẩn bị trước: Dành thời gian cuối tuần chuẩn bị mọi thứ cho cả tuần
Batch tasks: Gom nhóm các tác vụ tương tự vào cùng một khung giờ
Template hóa: Tạo mẫu sẵn cho tin nhắn, caption, hình ảnh
Ví dụ thực tế: Tôi dành 2 giờ mỗi Chủ nhật để:
Chụp sẵn ảnh sản phẩm cho cả tuần
Viết và lên lịch 3-5 bài đăng
Chuẩn bị 5-10 template trả lời các câu hỏi thường gặp
Điều này giúp tôi tiết kiệm ít nhất 3-4 giờ mỗi tuần và giảm áp lực phải sáng tạo nội dung hàng ngày.
3. Chấp nhận outsource khi cần thiết
Nếu tài chính cho phép, hãy cân nhắc outsource một số công việc cơ bản:
Các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại
Công việc không yêu cầu chuyên môn cao
Công việc bạn không giỏi hoặc không thích
Lưu ý thực tế: Với ngân sách hạn chế, hãy bắt đầu với outsource nhỏ:
Thuê sinh viên part-time đóng gói đơn hàng (1-2 buổi/tuần)
Thuê freelancer thiết kế đơn giản (trả phí theo project)
Nhờ người thân hỗ trợ một số công việc cơ bản
Quản lý năng lượng: Yếu tố then chốt thường bị bỏ qua
Khi vừa làm công việc chính vừa kinh doanh, không chỉ thời gian mà năng lượng cũng là nguồn lực quý giá cần quản lý:
1. Xác định "thời điểm đỉnh cao"
Mỗi người đều có khoảng thời gian trong ngày khi năng lượng và khả năng tập trung đạt đỉnh:
Bạn là "người buổi sáng" hay "cú đêm"?
Bạn tập trung tốt nhất vào thời gian nào?
Dùng thời gian đỉnh cao để làm những việc quan trọng nhất, đòi hỏi sáng tạo và ra quyết định.
Ví dụ thực tế: Tôi nhận ra mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng sớm (5:30-7:00). Thay vì dùng thời gian này để trả lời tin nhắn, tôi dành nó để lập kế hoạch và phát triển ý tưởng mới.
2. Biết khi nào nên dừng lại
Có những ngày bạn quá mệt mỏi sau công việc chính. Những lúc này, tốt nhất là cho phép bản thân nghỉ ngơi thay vì cố gắng làm việc shop với hiệu suất thấp.
Ví dụ thực tế: Tôi từng cố làm việc shop sau những ngày làm việc cực kỳ căng thẳng. Kết quả là tôi mất gấp đôi thời gian để hoàn thành công việc và còn mắc nhiều lỗi. Giờ đây, nếu cảm thấy quá mệt, tôi chọn nghỉ ngơi và làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau.
3. Áp dụng "Not-To-Do List"
Thay vì chỉ liệt kê việc cần làm, hãy tạo danh sách những việc bạn sẽ KHÔNG làm để bảo vệ thời gian và năng lượng:
KHÔNG kiểm tra tin nhắn liên tục (chỉ 2-3 lần/ngày vào giờ cố định)
KHÔNG nhận đơn hàng gấp vào những ngày đã định nghỉ
KHÔNG thêm sản phẩm mới khi chưa tối ưu quy trình sản phẩm hiện tại
KHÔNG so sánh shop của mình với các shop fulltime
Kỳ vọng thực tế: Con đường phía trước
Kinh doanh part-time là một hành trình dài hạn. Hãy đặt kỳ vọng thực tế về những gì bạn có thể đạt được:
3 tháng đầu:
Xây dựng nền tảng kiến thức và kỹ năng
Bán được 5-10 đơn hàng đầu tiên
Xác định 2-3 sản phẩm tiềm năng
Doanh thu khiêm tốn, có thể chưa có lãi
6 tháng tiếp theo:
Quy trình vận hành ổn định
10-20 đơn hàng/tháng
Bắt đầu có lợi nhuận nhỏ
Cơ sở khách hàng đầu tiên (20-30 khách)
1 năm trở đi:
Hệ thống vận hành hiệu quả, tối ưu về thời gian
Doanh thu ổn định 5-10 triệu/tháng (tùy ngành hàng)
Xây dựng được cộng đồng khách hàng trung thành
Đứng trước quyết định: duy trì quy mô nhỏ hay mở rộng?
Lưu ý quan trọng: Đừng đánh giá thành công chỉ bằng con số doanh thu. Kinh doanh part-time còn mang lại nhiều giá trị khác: kỹ năng mới, mạng lưới quan hệ, và sự hài lòng khi theo đuổi đam mê của bạn.
Checklist để bắt đầu một cách thực tế
✅ Bước 1: Đánh giá nguồn lực
Xác định rõ bạn có thể dành bao nhiêu giờ mỗi tuần (thực tế)
Xác định nguồn vốn ban đầu và mức độ rủi ro bạn chấp nhận được
Xác định kỹ năng bạn đã có và kỹ năng cần học
✅ Bước 2: Lập kế hoạch thời gian
Thiết lập 1-2 buổi tối cố định mỗi tuần
Xác định một khoảng thời gian cố định vào cuối tuần
Xác định rõ thời gian KHÔNG làm việc shop
✅ Bước 3: Chọn sản phẩm thông minh
Nghiên cứu 5-10 sản phẩm tiềm năng
Chọn 3-5 sản phẩm để thử nghiệm ban đầu
Đánh giá dựa trên 4 tiêu chí: dễ vận hành, chu kỳ mua lặp lại, ít cạnh tranh về giá, biên lợi nhuận tốt
✅ Bước 4: Thiết lập hệ thống tối giản
Tạo template cho các công việc lặp đi lặp lại
Thiết lập quy trình đơn giản cho từng khía cạnh của shop
Lựa chọn công cụ phù hợp để tự động hóa khi có thể
Kết luận: Khởi đầu nhỏ, kiên định lớn
Kinh doanh online khi vẫn có công việc chính không phải là chuyện dễ dàng. Nhưng với cách tiếp cận đúng, nó hoàn toàn khả thi và có thể mang lại nhiều giá trị:
1. Không so sánh với người làm fulltime: Shop part-time của bạn sẽ phát triển chậm hơn, và điều đó hoàn toàn bình thường.
2. Quy mô nhỏ không có nghĩa là không chuyên nghiệp: Tập trung vào chất lượng và trải nghiệm khách hàng, không phải số lượng.3. Kiên nhẫn và nhất quán: Thành công trong kinh doanh part-time đến từ việc duy trì đều đặn, không phải từ những nỗ lực bùng nổ nhất thời.
4. Luôn đặt công việc chính lên hàng đầu: Đừng để shop ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chính của bạn.
5. Cân bằng cuộc sống: Đảm bảo vẫn có thời gian cho sức khỏe, gia đình và bản thân.
Người thành công trong kinh doanh online part-time không phải là người có nhiều thời gian nhất, mà là người biết sử dụng thời gian hiệu quả nhất và đủ kiên nhẫn để xây dựng từng bước một.
Bạn đang gặp khó khăn gì khi cân bằng giữa công việc chính và kinh doanh online? Chia sẻ trong comment để chúng ta cùng thảo luận!
P/S: "Kinh doanh không phải là về việc làm được bao nhiêu, mà là về việc trụ được bao lâu."